Bentuk komunikasi lewat e-mail berbeda dengan bentuk komunikasi biasa yang kita kenal selama ini. Komunikasi biasa mempunyai etika sendiri, demikian pula berkomunikasi dengan e-mail yang perlu kita terapkan adalah sebagai berikut:
1. Salam pembuka
Ada baiknya e-mail yang dikirimkan disertai salam pembuka. Salam pembuka dapat berupa formal ataupun tidak formal, tergantung penerima e-mail. Salam pembuka kepada teman, guru, orang yang pantas dihormati tentu saja berbeda.
2. Langsung ke pokok permasalahan
Membaca e-mail yang terlalu panjang dapat membosankan. Karena itu, usahakan agar e-mail yang kita tulis tepat pada sasaran dan tidak bertele-tele, sehingga tidak terlalu panjang.
3. Selalu gunakan subjek atau judul yang sesuai
Subjek atau judul yang sesuai akan memudahkan penerima e-mail menangkap informasi yang ingin kita sampaikan karena judul e-mail akan langsung membuka pikiran penerima akan topik yang kita bahas.
4. Hormati privasi orang lain
Hormati juga alamat e-mail mereka. Bila kita mengirim e-mail ke sejumlah orang yang mungkin satu sama lain tidak saling kenal, gunakan "BCC" atau "Blind Carbon Copy" agar alamat-alamat e-mail mereka tidak saling diketahui. Sebagian orang tidak suka kalau alamat e-mailnya kita berikan kepada orang lain sekalipun tidak sengaja.
5. Gunakan huruf besar seperlunya
Dalam menulis e-mail, kita tidak boleh menggunakan huruf kapital semua. Menulis dengan mengaktifkan huruf kapital (tombol Caps Lock) dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan atau kita sedang berteriak-teriak. Karena itu gunakan huruf kapital seperlunya.
6. Hati -hati bila menggunakan singkatan dan ikon emosi
Kita perlu berhati-hati menggunakan singkatan-singkatan dan ikon emosi (emoticon). Belum tentu penerima email mengerti apa yang kita maksudkan. Terlebih jika kita mengirimkan e-mail untuk urusan resmi. Kesalahan pengertian dari penerima e-mail akan merugikan diri kita sendiri.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar